6 consejos para la comunicación interna en tiempos de crisis

Vivimos tiempos extraños… es quizás el comentario más escuchado. Aunque se dice continuamente, no por ello deja de ser verdad. En muchos casos, la manera de trabajar a la cual estamos habituados ya no es posible. Las empresas están luchando y su futuro es incierto. Los empleados trabajan, de repente, desde casa, encerrados en su propio microcosmo y con muchas preguntas. Se espera mucha capacidad de adaptación de los directivos. Se espera de ellos respuestas a las preguntas y liderazgo en la toma de iniciativas. Es muy importante mantener al equipo unido e informado. Pero ¿cómo puedes hacerlo mejor? ¿Qué es importante ahora y cómo puede mantenerse en contacto con los empleados de forma remota? ¿Y cómo se mantienen los empleados en contacto entre ellos?

Damos algunos consejos sobre cómo asegurar de informar a los empleados y estimular el contacto social entre ellos.

Consejo 1: Ser claro

Francamente, eso es lo que todo el mundo necesita en este momento. Y al mismo tiempo, no siempre es fácil hacerlo. Estamos en tiempos nuevos para todos, así que, incluso los directivos, no siempre tienen todas las respuestas. No hay que esperar que alguien lo sepa todo. Solo hay que hacerse cargo de esta situación. Establecer marcos, pero no entre en la trampa de la micro gestión. ¿Te ocupas de tus propias tareas? ¿Cómo puedes ayudar en esta situación? ¿Qué se debe hacer y qué puedes hacer tu mismo? En esta época, es necesario establecer prioridades, plazos y, tal vez, hacer las órdenes más cortas y frecuentes, para una mayor claridad. Pero al mismo tiempo, tener la confianza en los empleados que pueden y quieren cosas. Mostrar claramente esa confianza, esto refuerza la motivación.

Evitar especular, si uno no se sabe algo, no pasa nada. Es preferible no crear malestar con ambigüedades o medias verdades. Hay que ceñirse a los hechos, especialmente con las malas noticias. De lo contrario, se provoca malestar donde no es necesario en absoluto. Recuerda que «no lo sé» también es una respuesta. Si algo no se sabe, por favor indícalo, eso es mejor que crear ambigüedad con respuestas a medias o incorrectas.

¿Y si se tiene que tomar una decisión difícil? Mantente en el plano personal. Ponte en la situación de la otra persona, no hables de lo difícil que es para ti y la compañía, concéntrate en la otra persona.

Consejo 2: Proporcionar actualizaciones periódicas, claras y precisas sobre cuestiones internas y externas

Como se ha dicho, los empleados necesitan más que nunca claridad e información. Una manera eficaz de proporcionarla son las actualizaciones internas. Por ejemplo, a través de un cierre de día conjunto en forma de un seminario web o una consulta de equipo. Esto también se puede hacer semanalmente. Así se puede informar al equipo en horarios fijos sobre el estado de la situación y el rumbo a tomar. Esto también fortalece el sentimiento de equipo. De esta manera la gente sigue sintiéndose conectada con la organización.

Si una reunión telemática cada semana no es factible y/o deseable (por ejemplo, porque muchas personas trabajan un lugar donde no hay acceso al ordenador), se puede reemplazar por una actualización periódica por correo electrónico con la información más reciente. Hay que asegurarse de que las personas puedan enviar sus preguntas y que reciban una contestación.

Además, es bueno recopilar y agrupar las preguntas y respuestas en un FAQ / preguntas y respuestas en la intranet o en una página oculta en el sitio web. Así los empleados pueden consultar preguntas que se hacen de forma muy frecuente.

¿De qué informar?

En principio la gente necesita información muy práctica. ¿Qué se espera de todos? ¿A dónde pueden ir con sus preguntas? ¿Cuál es la situación dentro de la empresa? ¿Qué pasa si el empleado en cuestión se enferma? ¿Qué sucede con las dietas y las subvenciones para el almuerzo? ¿Cómo trata la empresa las notas de gasto cuando trabaja desde casa? Pero también: ¿cómo gestionar el servicio de atención al cliente? ¿Y con clientes que ya no pueden pagar? ¿Cómo va el negocio? ¿Cambian los KPI, si es así, cómo y qué se debe hacer?

También en esta época, no te olvides de seguir compartiendo y celebrando éxitos. Especialmente en este momento, pueden tener un gran impacto motivador. ¿Un colega que ha conseguido un pedido de una manera innovadora? Compártelo. ¿Un cliente que está agradecido por el servicio que se le presta y por pensar en su difícil situación? Explícalo.

Y, por supuesto, también es importante compartir noticias menos buenas. Hay que ser honesto y abierto. ¿Y si se infecta un colega? Comunícalo al resto (por supuesto, después de pedir su permiso). No es divertido, pero es una realidad con la que estamos lidiando en estos tiempos.

Consejo 3: Facilitar la ayuda entre colegas

Los empleados se adaptan con mayor o con menor dificultad a la nueva situación.  Por ejemplo, porque el ritmo cambia por completo o debido a problemas con el uso de las nuevas tecnologías. Anima a los empleados a ayudarse mutuamente. Deja que los colegas con mucho conocimiento de la tecnología ayuden a los demás, les permite intercambiar experiencias con el trabajo desde casa, el ajuste de ritmos, etc. Configura una dirección de correo electrónico dedicada o un grupo de aplicaciones donde las personas puedan hacer preguntas o dar consejos. Y siempre que sea posible, coloca una página en la intranet con prácticas recomendadas, preguntas frecuentes y la oportunidad de chatear con otros colegas. Esto no solo ayuda a todos, sino que también promueve la cooperación y fortalece los vínculos dentro de la organización.

Consejo 4: Estimular la interacción social

A parte de proporcionar ayuda mutua, los colegas están allí también para la necesaria interacción social. Donde antes era fácil interactuar en los pasillos o alrededor de la máquina de café, en la situación actual esto necesita algo de ayuda. Anima a los empleados a hablar entre sí de forma remota. También hay que dar ejemplo, evitando llegar siempre directamente al grano en las reuniones.  Especialmente en las reuniones telemáticas tenemos esa tendencia más rápido que cuando nos sentamos juntos en la mesa. También es bueno llamar a la gente, solo para preguntar cómo están.

Otra cosa que puede ayudar a mantener la interacción social alta es organizar de vez en cuando una reunión informal de forma telemática. Tal vez un empleado quiere organizar una sesión de deportes digitales con los colegas. Hay muchas posibilidades y probablemente hay una gran cantidad de ideas entre los colegas. Anímalos a mantenerse en contacto entre sí y a pasar un buen rato juntos. En esta época, la soledad acecha, y los colegas pierden el contacto entre sí. Los contactos informales son a menudo la fuente de las mejores ideas, por lo que estos también pueden ser buenos para el negocio.

Consejo 5: Ayudar a las personas a repartir el trabajo

Sin duda hay empleados que tienen menos trabajo en este momento debido la paralización de proyectos o por otras razones. Por otro lado, hay otros que tienen más trabajo que nunca, o al menos una menor reducción de trabajo. Es una pena que uno esté en casa con menos trabajo mientras que el otro no puede con todo. Ofrece una plataforma donde se pueda repartir el trabajo. Por ejemplo, recientemente vimos un ejemplo de una empresa que había configurado una solución interna similar a un marketplace de trabajo. Los empleados pueden ofrecer y pedir trabajo allí, para que se distribuya mejor. Además, puede atraer nuevas colaboraciones interesantes o se pueden crear innovaciones. Los nuevos conocimientos, a menudo, proporcionan nuevas soluciones.

Consejo 6: Motivar con el envío de una tarjeta personal

Una buena acción que vimos recientemente para motivar y mantener a los empleados involucrados es enviar una tarjeta personalizada a la dirección de casa (sí en papel cartón). Esta es una buena manera de agradecer a alguien el esfuerzo y animarle. Es un pequeño esfuerzo que tiene un gran efecto.

Hay mucho que ha cambiado respecto de la situación anterior, pero lo que no cambia es que a los empleados les gusta la transparencia y la claridad para que luego puedan volver motivados al trabajo. Mantén a las personas conectadas e informadas, y fomenta el contacto social. De esta manera se mantiene la moral alta, se evita la soledad y las frustraciones, y el equipo en su conjunto podrá salir de esta situación más fuerte de como entró.

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